Die GEO DATA GmbH mit Sitz in Westhausen und circa 90 Beschäftigten hat sich auf die Planung, Beratung und Realisierung des Breitbandausbaus spezialisiert und schafft somit die Basis-Infrastruktur für smarte Regionen und Städte. Für die Digitalisierung und Automatisierung interner Abläufe und Prozesse beschäftigt sich die GEO DATA verstärkt mit dem Prozessmanagement und kooperiert hierfür mit dem ebenfalls in Westhausen ansässigen Start-up KI-P GmbH. Die KI-P GmbH deckt den Lebenszyklus des Prozessmanagements komplett ab, ausgehend von der Prozessaufnahme, über die Analyse und Optimierung sowie Bewertung von Automatisierungsmöglichkeiten bis zur Umsetzung der Automatisierungen.  

„Das Prozessmanagement spielt bei der Digitalisierung und Automatisierung von internen Abläufen in Unternehmen eine wesentliche Rolle“ so Kai Sandmeyer. Die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen kann dabei einen „frischen“ Blick von außen bringen. So können Stolpersteine in den verschiedenen Abläufen und Prozessen identifiziert werden, die Hinweise auf Optimierungspotenziale geben. Kostenreduzierung, die Steigerung der Transparenz sowie ein besseres Rollen- und Aufgabenverständnis sind weitere Gründe für die Anwendung des Prozessmanagements als ersten Schritt in Richtung Digitalisierung.

„Zunächst wird der IST-Prozess aufgenommen, dann wird ein klares Zielbild definiert, um anschließend mögliche Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben zu bewerten“, erklärt Timo Grimm den Ablauf des Prozessmanagements. Und dabei kommen dann der Stift und das Papier zum Einsatz. Um die aktuelle Situation und die Abläufe im Unternehmen darzustellen, werden auf einem großen Papier mittels eines Stiftes und bunten Post-its alle Tätigkeiten und Abteilungen innerhalb des Prozesses strukturiert und aufgeführt. Dabei sollen alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden eingebunden werden und es entsteht gleichzeitig ein gegenseitiges Verständnis der Arbeitsschritte. Kai Sandmeyer betont, dass „bereits die Prozessaufnahme und der optimierte Soll-Prozess Mehrwerte liefern und durch die Digitalisierung und Automatisierung noch erheblich gesteigert werden können“. Allerdings müssen die Prozessschritte zunächst noch bewertet werden, um zu sehen, ob eine Digitalisierung sinnvoll ist. Wie lange dauert der Prozessschritt aktuell und danach? Und welche Kosten fallen für die Automatisierung an? Diese Fragen und weitere Aspekte müssen beantwortet werden, um eine Auswahl und Priorisierung geeigneter Prozessschritte zu treffen. „Das Prozessverständnis ist der erste Schritt für bessere Prozesse, deren ständige Optimierung ein fortlaufender Prozess ist.“ Die rege Diskussion und zahlreiche Fragen im Anschluss an den Impuls beim WiRO-Unternehmertreff bestätigten das große Interesse an dem Thema.

^{Bild: Screenshot WiRO}